KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKAMIZ
YÜCEL BAHÇE MOBİLYALARI SANAYİ VE TİCARET A.Ş.
Amaç ve Kapsam
İşbu imha politikası, YÜCEL BAHÇE MOBİLYALARI SANAYİ VE TİCARET A.Ş. kısaca (“Şirket”) olarak veri sorumlusu sıfatıyla elimizde bulundurduğumuz kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve sair mevzuatı uyarınca kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin Şirket tarafından uygulanacak usul ve esasların belirlenmesi amacıyla hazırlanmıştır. Bu kapsamda, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, müşterilerimizin ve herhangi bir nedenle Şirket nezdinde kişisel verisi bulunan tüm gerçek kişilerin kişisel verileri, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası çerçevesinde kanunlara uygun olarak yönetilmektedir.
Tanımlar
Açık Rıza :Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza,
Alıcı Grubu :Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi,
Anonim Hale Getirme :Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.
Çalışan :Şirket Personeli,
Elektronik Ortam :Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği,okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar,
E.Olmayan Ortam :Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar,
İlgili Kişi :Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.
İmha :Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi,
Kayıt Ortamı :Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamı,
Kişisel Veri :Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi.
KVKK :Kişisel Verileri Koruma Kanunu’nu,
Kurul :Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nu,
Periyodik İmha :Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemini,
Kişisel Verilerin İşlenmesi :Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,
Özel Nitelikteki Kişisel Veri :Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri,
Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası :Veri Sorumlularının, kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süreyi belirleme işlemi ile silme, yok etme ve anonim hale getirme işlemi için dayanak yapılan politikayı, İfade eder.
Kişisel Verileri Saklama ve İmha Nedenleri
Saklama Nedenleri
Şirket bünyesinde tutulan kişisel veriler 6698 sayılı KVKK ve “http://www.yucelmobilya.com.tr/index.php” adresinden ulaşabileceğiniz Kişisel Verilerin Korunması Politikamız uyarınca, belirtilen amaç ve nedenlerle saklanmaktadır.
İmha Nedenleri
Şirket bünyesinde bulunan kişisel veriler ilgili kişinin talebi halinde ya da Kanun’un 5’nci ve 6’ncı maddelerinde sayılan nedenlerin ortadan kalkması halinde re’sen işbu imha politikası uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Bu nedenle “Kanunlarda açıkça öngörülmesi; Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması; Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması; Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması; İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması; Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması; İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması; ilgili kişinin açık rızasının alınmasına ilişkin hal ve nedenlerin ortadan kalkması halinde kişisel verileriniz Şirket tarafından uygun görülen sistem ile imha edilecektir.
Kişisel Verilerin Silinmesi/ Yok Edilmesi/ Anonimleştirilmesi
Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Kişisel verilerin kayıt ortamlarına göre silme yöntemleri aşağıda belirtilmiştir: Bulut sisteminde yer alan kişisel veriler, geri getirme yetkisi olmaksızın silme komutu verilerek silinir. Kağıt ortamında bulunan kişisel veriler ise karartma yöntemi kullanılarak silinir. Kağıt üzerinde yer alan kişisel veriler üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak ya da silinerek bir tür karartma işlemi uygulanır. Merkezi sunucuda yer alan ofis dosyalarında yer alan kişisel veriler, işletim sistemindeki silme komutu ile ya da dosyanın bulunduğu dizin üzerinde erişim haklarının kaldırılması suretiyle silinir. Taşınabilir medyada bulunan kişisel veriler şifreli olarak saklanır ve uygun yazılımlar kullanılarak silinir. Kişisel verilerin veri tabanlarında bulunması halinde ilgili satırlar veri tabanı komutları ile silinir. Bununla birlikte Şirket tarafından işbu silme şekilleri Şirket’in gerekli görmesi halinde farklı şekillerde de silinebilir.
Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Kişisel verilerin yok edilme teknikleri; De-manyetize etme; fiziksel yok etme; üzerine yazma veya Şirket tarafından belirlenen diğer şekillerde yapılabilmektedir. Bununla birlikte Şirket tarafından işbu yok etme şekilleri Şirket’in gerekli görmesi halinde farklı şekillerde de yok edilebilir.
Kişisel verilerin anonimleştirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu, alıcı veya alıcı grupları tarafından geri döndürme ve verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekmektedir. Şirket ilgili kişilere ilişkin kişisel verileri aşağıda belirtilen saklama süreleri sonunda, en uygun olan yöntem ile, en geç imha etme süresi içerisinde imha edecektir. Bununla birlikte Şirket, Kişisel Verilerin hukuka uygun şekilde saklanması, işlenmesi ve erişimini sağlamak için korunacak verinin niteliği, teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetlerine göre teknik ve idari tedbirleri de Şirket tarafından gerekli görülen şekillerde Kanun çerçevesinde gerçekleştirmektedir.
Kişisel Verileri Saklama Ve İmha Süreleri
|
VERİ SAHİBİ
|
SÜREÇ
|
SAKLAMA SÜRESİ
|
İMHA POLİTİKASI
|
|
ÇALIŞAN
|
İş sözleşmesi, işe alım evrakları ile Sosyal Güvenlik Kurumuna gerçekleştirilen; hizmet süresine ve ücrete dair bildirimlere esas özlük verileri ile bunun dışında özlük dosyasında bulunan veriler
|
İş ilişkisi devamı süresince ve nihayetinde iş ilişkisinin sona erdiği tarihten itibaren 10 yıl süre ile
|
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
|
|
ÇALIŞAN
|
İşyeri Kişisel Sağlık Dosyası İçeriğindeki Veriler
|
İş ilişkisi devamı süresince ve nihayetinde iş ilişkisinin sona erdiği tarihten itibaren 15 yıl süre ile
|
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
|
|
MÜŞTERİ
|
Müşteri Verileri
|
Müşteri'nin, satın almış olduğu her bir ürün/hizmetin sunulması tarihinden itibaren TBK 146 ile TTK 82 nci maddeleri uyarınca 10 yıl süre ile
|
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
|
|
POTANSİYEL MÜŞTERİ
|
Potansiyel Müşteri ile Şirket arasındaki satış ilişki kurulmasına dair gerçekleştirilen görüşmeleri sırasında alınan kimlik bilgisi, iletişim bilgisi(telefon/mail), ilgili vasıta üzerinden gerçekleştirilen konuşmalar, finansal bilgiler, teklif formları
|
Potansiyel Müşteri'nin, bilgi almış olduğu her bir ürün/hizmetin sunulması tarihinden itibaren 1 yıl süre ile
|
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
|
|
ÇALIŞAN, MÜŞTERİ, ZİYARETÇİLER
|
Şirket binasına giriş-çıkışın kontrol altında tutulması (kamera kayıtları)
|
15 gün süre ile
|
Saklama süresi bitiminde otomatik silinmekte
|
|
ŞİRKET’İN İŞBİRLİĞİ İÇİNDE OLDUĞU KURUM/FİRMALAR (HER TÜRLÜ HİZMET SAĞLAYICI)
|
İşbirliği içinde olduğu Kurum/Firmalar (Hizmet Sağlayıcılar) ile Şirket arasındaki ticari ilişkinin yürütümüne dair kimlik bilgisi, iletişim bilgisi, finansal bilgiler, İşbirliği İçinde alınan Kurum/Firma çalışanı verileri vd.bilgiler
|
Müşteri’nin, satın almış olduğu her bir hizmetin sunulmasından itibaren Türk Borçlar Kanunu md.146 ile Türk Ticaret Kanunu md.82 uyarınca 10 yıl süre ile
|
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
|
Yönetmeliğin 11 inci maddesi gereğince Şirket, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir. Buna göre, Şirket nezdinde her yıl Haziran ve Aralık ayı sonunda periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.
Veri Sahibinin Talep Etmesi Halinde Kişisel Verilerin Silinmesi/Yok Edilmesi/Anonimleştirilmesi
Veri sahiplerinin(İlgili Kişilerin) Şirket’e başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini/yok edilmesini/anonimleştirilmesini talep ettiği durumlarda kişisel verileri işleme şartlarının mevcut durumunu kontrol eder ve buna bağlı ilgili aksiyonları alır. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa talebe konu kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir. Şirket ilgili kişinin talebini en geç otuz gün içinde sonuçlandırır ve ilgili kişiye bilgi verir. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmış ve talebe konu olan kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılmışsa veri sorumlusu bu durumu üçüncü kişiye bildirir; üçüncü kişi nezdinde Yönetmelik kapsamında gerekli işlemlerin yapılmasını temin eder. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, Şirket ilgili veri sahibine gerekçesini açıklayarak talebi reddedebilir ve ret cevabını ilgili kişiye en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirir.
Şirket, Kanunda yapılan değişiklikler nedeniyle, Kurum kararları uyarınca ya da sektördeki ya da bilişim alanındaki gelişmeler doğrultusunda Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasında ya da işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında değişiklik yapma hakkını saklı tutar. Politikanın tamamının veya belirli maddelerinin güncellenmesi durumunda güncellemeler yayımlandıkları tarihte yürürlüğe girer. Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasının en güncel hali Şirket internet sitesinde yayımlanmaktadır.